Ninguém gosta de perder tempo com burocracia, embora grande parte dos processos administrativos realizados nas empresas traga uma boa dose de complexidade e, por consequência, de lentidão ao dia a dia. Mas saber como emitir nota fiscal eletrônica é necessário para o funcionamento de diversas empresas.
Contribuindo para a segurança, transparência das informações e agilidade, a Nota Fiscal Eletrônica foi implantada em setembro de 2006 dando fim às emissões impressas que se acumulavam em blocos e mais blocos de notas.
Com o objetivo de também centralizar o processo, esse então novo formato de emitir digitalmente as notas que documentam as operações de circulação de mercadoria ou prestações de serviços ainda garantiu mais segurança ao contribuinte e controle à Fazenda.
E mais! A emissão eletrônica não só modernizou o modelo até então adotado no país como estabeleceu uma grande mudança nas relações comerciais por um simples motivo: passou a ser obrigatória.
Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica
Com o avanço da tecnologia, o processo de emissão de nota fiscal foi se transformando e está cada vez mais digitalizado em todo o Brasil.
Todos os estados e o Distrito Federal já trabalham com a plataforma digital e as prefeituras também estão se atualizando para trabalhar com as versões eletrônicas.
Após uma década da implantação desse formato, observam-se benefícios para todos os envolvidos no processo:
- O vendedor, que passou e ter as notas arquivadas digitalmente e de fácil acesso para consulta, sem contar que o envio do documento é feito via internet, o que representou uma economia frente aos custos e logística de envio do passado, entre outras facilidades
- O comprador, que também tem acesso eletrônico ao documento
- Os órgãos que fazem o controle tributário, que passaram a contar com um documento mais difícil de ser fraudado, que trouxe mais agilidade às verificações que devem ser feitas e também ao intercâmbio das informações entre os Fiscos e que aumentou a arrecadação em virtude da diminuição da sonegação de impostos
Quando foi implantada, a Nota Fiscal Eletrônica era obrigatória para determinados tipos de empresas, mas com o decorrer dos anos mais tipos de negócio passaram a ser elegíveis, incluindo os optantes pelo Simples Nacional – público foco deste guia.
Tipos de Nota Fiscal Eletrônica
Há quatro tipos de Nota Fiscal Eletrônica que são usadas para necessidades específicas, sendo a NEe, tratada neste guia, a nota mais comum utilizada na venda de produtos que precisam pagar Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
As demais são: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Requisitos para emitir Nota Fiscal Eletrônica
Há alguns passos que devem ser seguidos para que a sua empresa esteja apta a emitir Nota Fiscal Eletrônica.
- Com a ajuda do seu contador, avalie o perfil fiscal da sua empresa, qual o tipo de enquadramento: MEI, Simples Nacional, etc. Essa informação que determinará o tipo de nota que sua empresa poderá emitir.
- Verifique com seu contador também se a sua empresa já tem um certificado digital. Trata-se de um recurso que funciona como a sua identidade, garantindo autenticidade às operações realizadas.
- Fique ligado, empresas optantes pelo Simples Nacional, por exemplo, não são obrigadas a cadastrar esse certificado, pois utilizam uma senha web que dá acesso à emissão da nota no site da prefeitura.
- É preciso também estar credenciado junto à Secretaria da Fazenda para emitir a nota, trata-se de um cadastro simples.
- Contrate um software para emissão da NFe, que nada mais é do que um sistema emissor de NFe. Há inúmeros no mercado e a dica é avaliar a procedência da empresa antes de fazer a escolha: se oferece suporte técnico, quais os principais clientes, entre outras informações.
- Os optantes pelo Simples Nacional devem entrar no site da prefeitura para a emissão. Há diversos campos que deverão ser preenchidos e outros que o sistema de emissão automaticamente preenche, como número de NFe, data de emissão, etc
- Em São Paulo, por exemplo, basta entrar no sistema com o número do CNPJ e senha web.
É possível nesse momento verificar os dados do emitente como razão social, endereço, etc.
Em seguida, constam os dados do destinatário, o seu cliente, sendo necessário informar aqui o CNPJ ou CPF e demais informações.
Dados necessários para emitir nota fiscal eletrônica
Se a sua NFe refere-se a produtos ou serviços vendidos, cada um deles deverá conter os seguintes campos para emissão (aqui estão mencionados alguns dos mais importantes):
- Nome ou identificação do produto ou serviço com descrição completa que inclui: marca, modelo, série, tamanho, tudo o que é possível para identificação do item
- Tipo de unidade vendida (metro, peça, etc.)
- Quantidade vendida
- Valor unitário em real
- Valor total
- Peso líquido total
- Peso bruto total
- Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que é usado no Mercosul para identificar os produtos dos mais variados gêneros, criando uma classificação padrão para compras e vendas e determinando as alíquotas dos tributos sobre o produto. É possível fazer o download da tabela de NCM no site da Receita Federal.
- Código CEST (Código Especificador de Substituição Tributária), que uniformiza a tributação dos produtos sujeitos à incidência do ICMS/Substituição Tributária.
- Tributação (este é um dos mais complexos itens que devem ser avaliados)
- Origem: pode ser verificada no site da Receita Federal
- Natureza da operação: venda, transferência, devolução, consignação, etc.
- Forma de pagamento
- CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações): identifica a natureza da circulação de mercadorias ou das prestações de serviços. O CFOP define se a operação fiscal irá recolher impostos, ou não.
- Base de cálculo do ICMS
- Valor total do ICMS
- Base de cálculo do ICMS ST
- Valor total do ICMS ST
- Valor total dos produtos e serviços
- Valor total do frete: (campo opcional)
- Valor total do seguro: (campo opcional)
- Valor total do desconto: (campo opcional)
- Outras despesas acessórias: (campo opcional)
- Valor total da NFe
- Valor aproximado total de tributos federais, estaduais e municipais
Após a emitir a nota fiscal eletrônica, você utiliza o próprio sistema para enviar a nota para o destinatário, tendo a possibilidade de acessá-lo sempre que desejar, imprimir, reenviar, entre outras funções.
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